Conditions générales

1. Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales (« CG ») régissent la conclusion, le contenu et l’exécution du contrat portant sur l’accès et l’utilisation de la plateforme Orbisia et des services associés (le « Service »), conclu entre EIMCO GC Sàrl, Grand-Rue 30, 2732 Reconvilier, Suisse, n° IDE CHE-373.140.905 (« Orbisia », « nous ») et le client (le « Client »).

Le Service s’adresse exclusivement aux entreprises, indépendants et professionnels, pour les besoins de leur activité. Il n’est pas destiné aux consommateurs. En créant un compte, la personne qui l’ouvre déclare agir au nom et pour le compte du Client et avoir le pouvoir de l’engager.

Les CG font partie intégrante du contrat. Des conditions du Client, même jointes à une commande, ne s’appliquent pas, sauf accord écrit d’Orbisia. En cas de contradiction, une offre ou un accord écrit spécifique prime sur les CG, puis les CG priment sur la grille tarifaire et la documentation.

2. Conclusion du contrat et compte

Le contrat est conclu à la création du compte ou de l’espace (essai compris), par l’acceptation électronique des CG. Le Client fournit des informations exactes, complètes et à jour, et les met à jour sans délai.

Le Client désigne ses administrateurs et ses utilisateurs, et répond de leurs actes comme des siens. Il garde ses identifiants secrets, active la double authentification lorsqu’elle est proposée et nous signale sans délai tout usage abusif ou soupçon de compromission. Toute action effectuée avec les identifiants du Client lui est imputée, jusqu’à ce qu’il nous ait signalé l’abus.

Orbisia peut refuser une inscription ou demander des justificatifs (raison sociale, IDE, adresse) sans avoir à s’en justifier.

3. Essai gratuit

Le Service peut être essayé gratuitement pendant une durée limitée (en principe 14 jours), sans moyen de paiement. Pendant l’essai, le Service est fourni tel quel, sans garantie de disponibilité ni de conservation des données.

Sans souscription d’un abonnement à la fin de l’essai, l’accès est suspendu. Les données de l’essai peuvent ensuite être supprimées, à l’issue d’un délai de grâce, sans autre avis. Le Client exporte avant la fin de l’essai ce qu’il souhaite garder.

4. Prestations d’Orbisia

Orbisia met à disposition, en mode logiciel en ligne (SaaS), les modules compris dans l’offre choisie, tels que décrits au moment de la souscription. Orbisia fait évoluer le Service en continu : elle peut ajouter, modifier ou retirer des fonctions, pour autant que les fonctions essentielles de l’offre souscrite restent disponibles dans l’ensemble.

Le support est fourni par e-mail (support@orbisia.ch), les jours ouvrables, dans un délai raisonnable. Il porte sur l’utilisation du Service ; il ne comprend ni formation sur place, ni reprise de données, ni développement spécifique, qui peuvent faire l’objet d’une offre séparée.

Orbisia est un outil de gestion, pas un conseil. Les calculs et documents produits (salaires, assurances sociales, impôt à la source, TVA, QR-factures, devis, décomptes, certificats) reposent sur les données et paramètres saisis par le Client et sur les règles connues au moment de leur programmation. Le Client vérifie les résultats, les adapte à sa situation et reste seul responsable de ses déclarations, paiements, délais et obligations légales envers les autorités, caisses, assurances, employés et clients. Orbisia ne fournit aucun conseil juridique, fiscal, comptable ou en assurances sociales.

5. Disponibilité et maintenance

Orbisia s’efforce d’assurer une disponibilité élevée du Service, sans garantir un fonctionnement ininterrompu ni exempt d’erreurs. Aucun niveau de service (SLA) n’est garanti, sauf accord écrit spécifique.

Des maintenances planifiées sont, dans la mesure du possible, effectuées en dehors des heures de bureau et annoncées à l’avance. Des interventions urgentes (sécurité, panne) peuvent avoir lieu sans préavis. Les interruptions dues à la maintenance, à des tiers (réseaux, fournisseurs, prestataires) ou à un cas de force majeure ne donnent droit à aucune réduction de prix ni indemnité.

6. Prix et facturation

• Les prix sont ceux de la grille tarifaire en vigueur au moment de la souscription, en francs suisses (CHF), TVA non applicable ; EIMCO GC Sàrl n’est pas assujettie à la TVA. Si elle le devient, la TVA au taux légal sera facturée en sus.
• L’abonnement est facturé d’avance, pour la période choisie (mensuelle ou annuelle). Les prestations à l’usage (utilisateurs ou stockage supplémentaires, envois postaux, etc.) sont facturées selon la grille tarifaire.
• Orbisia peut adapter ses prix moyennant un préavis d’au moins 30 jours par e-mail ou dans l’application. La nouvelle tarification s’applique dès la période suivante ; le Client qui ne l’accepte pas peut résilier pour la fin de la période en cours.
• Les montants déjà facturés et les périodes commencées ne sont pas remboursés, sauf disposition légale impérative ou geste commercial écrit d’Orbisia.

7. Paiement, retard et rappels

Les factures sont payables dans le délai indiqué sur la facture, net, sans escompte, en CHF. L’échéance vaut terme fixe : le Client est en demeure dès l’expiration du délai, sans autre avis (art. 102 al. 2 CO). Dès la demeure, un intérêt moratoire de 5 % l’an est dû (art. 104 CO).

Une facture non réglée à son échéance fait l’objet de rappels. Chaque rappel peut donner lieu à des frais de rappel, au tarif en vigueur indiqué sur le rappel, mais au plus CHF 50.– par rappel. Ces frais s’ajoutent au montant dû. Les frais de recouvrement et de poursuite sont à la charge du Client.

Après le dernier rappel resté sans effet, Orbisia peut suspendre l’accès au Service jusqu’au paiement complet, sans que cela ne suspende l’obligation de payer, puis résilier le contrat. Le Client ne peut compenser une facture avec une créance contre Orbisia qu’avec l’accord écrit de celle-ci. Une facture non contestée par écrit, avec motifs, dans les 30 jours dès sa réception est réputée acceptée.

8. Obligations du Client

Le Client utilise le Service conformément à la loi, aux CG et à la documentation. Il s’interdit notamment :

• de saisir ou diffuser des contenus illicites, contraires aux droits de tiers ou malveillants (logiciels nuisibles, liens frauduleux) ;
• de tenter d’accéder à des données, espaces ou systèmes qui ne lui sont pas destinés, de contourner des mesures de sécurité, ou de tester la sécurité, la charge ou la résistance du Service sans autorisation écrite ;
• de copier, décompiler, désassembler ou reproduire le Service, d’en extraire massivement les données par des moyens automatisés autres que les exportations prévues, ou de l’utiliser pour développer un produit concurrent ;
• de revendre, louer ou mettre le Service à disposition de tiers, hors de ses propres utilisateurs, sans accord écrit.

Le Client dispose de l’équipement, de la connexion et des navigateurs à jour nécessaires. Il est responsable des données qu’il saisit, de leur exactitude, de leur licéité et des droits nécessaires pour les traiter dans le Service (notamment les données de ses employés et de ses clients).

9. Données du Client et sauvegardes

Les données saisies par le Client (« Données du Client ») restent sa propriété. Le Client accorde à Orbisia le droit de les traiter dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat, à la sécurité et à l’amélioration du Service ; les statistiques anonymisées qui ne permettent pas d’identifier le Client peuvent être utilisées librement.

Orbisia effectue des sauvegardes régulières de ses systèmes, à des fins de sécurité et de reprise après incident. Ces sauvegardes ne remplacent pas celles du Client : il lui appartient d’exporter régulièrement ses données importantes au moyen des exportations prévues et de conserver lui-même les documents soumis à une obligation légale de conservation (art. 958f CO).

10. Protection des données

Chaque partie respecte la loi fédérale sur la protection des données (nLPD). Pour les données personnelles que le Client saisit dans le Service (employés, clients, fournisseurs), le Client est le responsable du traitement et Orbisia agit comme sous-traitant au sens de l’art. 9 nLPD. À ce titre, Orbisia :

• ne traite ces données que pour fournir le Service et selon les instructions du Client, telles qu’elles résultent du contrat et de l’utilisation du Service ;
• garantit la confidentialité des personnes autorisées à y accéder et prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour leur sécurité ;
• peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (hébergement, e-mail, paiement, envoi postal, fonctions optionnelles) qu’elle choisit avec soin et lie aux mêmes obligations ; la liste est communiquée sur demande ;
• informe le Client dans les meilleurs délais d’une violation de la sécurité des données qui le concerne et l’assiste, dans une mesure raisonnable, pour répondre aux demandes des personnes concernées ;
• supprime ou restitue les données à la fin du contrat selon l’article « Durée et résiliation », sous réserve des obligations légales de conservation.

Les Données du Client sont hébergées en Suisse. Une communication à l’étranger n’a lieu que dans le cadre des fonctions optionnelles décrites ci-dessous ou de prestataires offrant un niveau de protection adéquat ou des garanties appropriées (art. 16 nLPD). Le traitement des données personnelles par Orbisia pour son propre compte est décrit dans la politique de confidentialité.

11. Fonctions optionnelles et services tiers

Certaines fonctions s’appuient sur des services de tiers que le Client choisit d’activer ou d’utiliser : intelligence artificielle (rédaction, lecture de documents, assistant), paiement en ligne, envoi postal ou électronique, intégrations (par ex. SAP Ariba, banques). Lorsqu’il les utilise, les données nécessaires sont transmises au prestataire concerné, le cas échéant hors de Suisse, et les conditions de ce prestataire peuvent s’appliquer en sus.

Les résultats produits par l’intelligence artificielle sont des propositions qui peuvent être inexactes ou incomplètes : le Client les vérifie avant tout usage, envoi ou décision. Orbisia ne répond ni des services de tiers, ni de leur disponibilité, ni de leurs modifications.

12. Propriété intellectuelle

Le Service, ses logiciels, sa documentation, ses marques et logos et tous les droits de propriété intellectuelle y afférents appartiennent à Orbisia ou à ses concédants. Le Client reçoit, pour la durée du contrat, un droit d’utilisation non exclusif, non transférable et non sous-licenciable, limité à ses besoins internes et à l’offre souscrite.

Les suggestions ou retours du Client sur le Service peuvent être utilisés librement par Orbisia, sans contrepartie.

13. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre partie dont elle a connaissance dans le cadre du contrat, et ne les utilise que pour son exécution. Cette obligation subsiste pendant trois ans après la fin du contrat, et sans limite pour les Données du Client et les secrets d’affaires. Elle ne s’applique pas aux informations publiques, déjà connues, obtenues licitement d’un tiers, ou dont la communication est exigée par la loi ou une autorité.

14. Garantie

Le Service est fourni « en l’état » et « selon disponibilité ». Orbisia garantit qu’il présente pour l’essentiel les fonctions décrites dans l’offre souscrite. Elle ne garantit pas qu’il convienne à un but particulier, qu’il soit exempt d’erreurs ou qu’il fonctionne sans interruption. Le Client signale les défauts sans délai et de manière détaillée ; Orbisia les corrige dans un délai raisonnable, ce qui constitue, dans les limites de la loi, la seule prétention du Client en raison de défauts. Toute autre garantie est exclue dans la mesure permise par la loi.

15. Responsabilité

Orbisia répond des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave. Toute autre responsabilité est exclue dans la mesure permise par la loi, notamment pour la négligence légère, pour les dommages indirects ou consécutifs, le manque à gagner, les économies non réalisées, la perte ou l’altération de données, les interruptions d’exploitation, les amendes, majorations, intérêts ou frais dus à des autorités, caisses ou assurances, et les prétentions de tiers.

Dans tous les cas où une responsabilité ne peut pas être exclue, elle est limitée, par sinistre et par année civile, au montant payé par le Client pour le Service au cours des douze mois précédant l’événement dommageable. La responsabilité d’Orbisia pour ses auxiliaires est exclue dans la mesure permise (art. 101 al. 2 CO). Les dispositions impératives de la loi, notamment la responsabilité pour dol ou faute grave (art. 100 CO) et pour les dommages corporels, sont réservées.

Le Client relève Orbisia de toute prétention de tiers (y compris d’autorités et de personnes concernées) résultant de ses données, de son utilisation du Service contraire au contrat ou à la loi, ou de la violation de ses obligations, et prend en charge les frais de défense raisonnables qui en découlent.

16. Force majeure

Aucune partie ne répond d’une inexécution due à un événement hors de son contrôle raisonnable : catastrophe naturelle, épidémie, guerre, terrorisme, cyberattaque d’ampleur, panne générale d’électricité ou des réseaux, défaillance d’un fournisseur essentiel, décision d’une autorité. Les obligations concernées sont suspendues pendant la durée de l’empêchement ; si celui-ci dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier le contrat par écrit, sans indemnité.

17. Suspension

Orbisia peut suspendre tout ou partie de l’accès au Service, avec effet immédiat si nécessaire et en informant le Client, en cas de risque pour la sécurité ou l’intégrité du Service ou de tiers, d’utilisation contraire à la loi ou aux CG, de retard de paiement selon l’article « Paiement, retard et rappels », ou sur ordre d’une autorité. La suspension est levée dès que sa cause a disparu ; elle ne libère pas le Client de ses obligations de paiement.

18. Durée et résiliation

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. L’abonnement se renouvelle automatiquement pour la même période (mensuelle ou annuelle), sauf résiliation. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace ou par écrit, avec effet à la fin de la période en cours. Orbisia peut résilier moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d’une période.

Chaque partie peut résilier avec effet immédiat pour justes motifs, notamment en cas de violation grave du contrat non corrigée dans les 10 jours suivant un avertissement écrit, de retard de paiement persistant après le dernier rappel, d’insolvabilité ou de faillite de l’autre partie.

À la fin du contrat, l’accès prend fin. Le Client dispose de 30 jours pour demander une exportation de ses données dans un format courant ; passé ce délai, Orbisia peut les supprimer définitivement, sans autre avis. Les copies de sauvegarde sont effacées selon leur cycle de rotation, au plus tard après 90 jours. Les données qu’Orbisia doit conserver en vertu de la loi (par ex. facturation) sont réservées.

19. Modification des CG

Orbisia peut modifier les CG. Les modifications sont communiquées au Client au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, par e-mail ou dans l’application, sauf si elles sont imposées par la loi ou purement favorables au Client. Sans résiliation de sa part avant l’entrée en vigueur, le Client est réputé les accepter ; la poursuite de l’utilisation vaut également acceptation. La version en vigueur est publiée sur orbisia.ch/conditions.html.

20. Communications

Les communications entre les parties ont lieu en principe par voie électronique. Celles d’Orbisia sont valablement adressées à l’adresse e-mail du compte ou de facturation du Client, ou dans l’application ; le Client tient ces adresses à jour. Une résiliation ou une contestation du Client se fait depuis son espace ou par écrit (e-mail compris).

21. Cession et sous-traitance

Orbisia peut confier l’exécution de tout ou partie de ses prestations à des tiers et transférer le contrat à une société qui reprend le Service, en informant le Client. Le Client ne peut transférer le contrat ou des droits qui en découlent qu’avec l’accord écrit d’Orbisia.

22. Dispositions finales

Les CG et les documents auxquels elles renvoient constituent l’intégralité de l’accord entre les parties sur leur objet. Si une disposition se révèle nulle ou inapplicable, la validité des autres n’est pas affectée ; elle est remplacée par une disposition valable qui se rapproche le plus de son but économique. Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation. En cas de divergence entre plusieurs versions linguistiques, la version française fait foi.

23. Droit applicable et for

Le contrat est soumis exclusivement au droit suisse, à l’exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM).

Le for exclusif est au siège d’Orbisia, à Reconvilier (canton de Berne). Orbisia peut aussi agir au siège ou au domicile du Client. Les fors impératifs sont réservés.

24. Contact

EIMCO GC Sàrl · Orbisia, Grand-Rue 30, 2732 Reconvilier, Suisse · support@orbisia.ch