Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est EIMCO GC Sàrl, Grand-Rue 30, 2732 Reconvilier, Suisse (n° IDE CHE-373.140.905). Pour toute question relative à vos données : support@orbisia.ch.

2. Données que nous traitons

• Données de compte : nom, prénom, e-mail, société, secteur d'activité.
• Données de facturation : informations d'abonnement et de paiement.
• Données métier : contenus que vous saisissez dans Orbisia (clients, devis, factures, projets, heures, fiches de salaire).
• Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil et de navigateur.

Pour les données que vous saisissez dans Orbisia au sujet de vos employés, clients ou fournisseurs, c’est votre entreprise qui est responsable du traitement ; Orbisia les traite pour votre compte, comme sous-traitant (art. 9 nLPD), selon l’article « Protection des données » des conditions générales.

3. Finalités

• Fournir et exploiter le service Orbisia ;
• Gérer votre compte, votre abonnement et la facturation ;
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus ;
• Vous fournir l'assistance et communiquer avec vous ;
• Améliorer le service et respecter nos obligations légales.

4. Base légale

Nous traitons vos données dans le cadre de l'exécution du contrat, du respect d'obligations légales, de notre intérêt légitime à exploiter et sécuriser le service, et — le cas échéant — de votre consentement.

5. Hébergement et localisation

Vos données sont hébergées en Suisse. Certaines fonctions font intervenir des prestataires qui peuvent les traiter à l’étranger, uniquement lorsque vous les utilisez ou les activez, et seulement pour les données nécessaires à la fonction :

• Intelligence artificielle (rédaction, lecture de documents et de justificatifs, assistant) : Anthropic, OpenAI, Google (États-Unis) et Mistral AI (France). Le texte ou le document concerné leur est transmis le temps de produire la réponse.
• Intégrations que vous connectez vous-même : Microsoft 365 (messagerie, calendrier) et SAP Ariba, dans la région choisie par votre propre compte chez ces fournisseurs.
• Notifications de l’application mobile : le service de notification d’Apple (Apple Push Notification service, États-Unis) pour l’application iPhone ; pour l’application web, celui du navigateur utilisé (Apple, Google, Mozilla ou Microsoft). L’application iPhone ne leur transmet que le titre de la notification et l’écran à ouvrir ; l’application web ne leur transmet aucun contenu : le téléphone vient le chercher auprès d’Orbisia.
• E-mail : One.com (Danemark, Union européenne), pour l’envoi et la réception des messages d’Orbisia.
• Paiement par carte : Stripe (Irlande, Union européenne), lorsque vous payez votre abonnement par carte ; Orbisia ne voit jamais le numéro de votre carte.
• Cartes et trajets : le service officiel suisse geo.admin.ch (Confédération) pour situer une adresse, et le calcul d’itinéraire OSRM d’OpenStreetMap (Allemagne) pour les frais de déplacement. Seules les coordonnées du trajet sont transmises à OSRM, jamais un nom ni une adresse.

Une communication à l’étranger n’a lieu que vers un État offrant un niveau de protection adéquat selon le Conseil fédéral (par ex. l’Union européenne, ou les entreprises américaines certifiées Swiss-U.S. Data Privacy Framework), ou moyennant des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT (art. 16 nLPD). Si vous ne souhaitez pas de transfert à l’étranger, n’utilisez pas ces fonctions : le reste d’Orbisia fonctionne sans elles.

5 bis. Application iPhone

L’application iPhone « Orbisia » affiche votre espace salarié. Elle ne contient ni publicité, ni outil de mesure d’audience, ni service tiers de suivi. Elle n’utilise les fonctions du téléphone que lorsque vous le demandez :

• Appareil photo et photos : seulement quand vous prenez ou joignez une photo (chantier, compte-rendu, incident, ticket de frais). Seule la photo choisie est envoyée à votre espace.
• Localisation : seulement quand vous la demandez, pour vous situer sur la carte des chantiers (la position reste sur le téléphone) ou pour relever un point dans un métré de câble (la position est alors envoyée à votre espace Orbisia, et à rien d’autre).
• Face ID : aucune donnée biométrique ne quitte l’iPhone. Face ID déverrouille une clé d’accès gardée par le téléphone ; Orbisia ne reçoit qu’une signature, jamais votre visage.
• Notifications : seulement si vous les autorisez. Un identifiant d’appareil est enregistré dans votre espace pour vous les envoyer ; vous pouvez les couper à tout moment dans l’application ou dans les réglages de l’iPhone.
• Erreurs techniques : en cas d’erreur, un rapport technique (message d’erreur, écran concerné, type d’appareil) est envoyé à votre espace pour que nous puissions la corriger.

L’adresse de votre espace est gardée sur le téléphone ; la session se ferme après 30 minutes sans activité. Supprimer l’application efface ces informations du téléphone.

6. Durée de conservation

Nous conservons vos données aussi longtemps que votre compte est actif. À la fin du contrat, vous disposez de 30 jours pour en demander l’exportation ; elles sont ensuite supprimées, et les copies de sauvegarde effacées au plus tard après 90 jours. Les données que la loi nous impose de garder, notamment les pièces comptables et la facturation (10 ans, art. 958f CO), sont conservées pendant la durée légale. Les statistiques de visite du site sont effacées après 13 mois.

7. Partage des données

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Elles ne sont communiquées qu’aux catégories de destinataires suivantes, dans la mesure nécessaire :

• nos prestataires d’hébergement, d’e-mail, de paiement et d’envoi, liés par contrat et par la confidentialité ;
• les prestataires des fonctions optionnelles décrites à l’article 5, lorsque vous les utilisez ;
• les autorités, tribunaux ou conseillers professionnels, lorsque la loi l’exige ou pour faire valoir ou défendre nos droits.

Cette liste couvre l’ensemble de nos sous-traitants ; elle est mise à jour à chaque changement de prestataire.

8. Vos droits

Conformément à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD), vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de remise de vos données dans un format courant. Pour exercer vos droits, écrivez-nous à support@orbisia.ch ; nous pouvons demander une preuve de votre identité. Pour les données saisies par une entreprise cliente (par ex. votre employeur), adressez-vous d’abord à elle. Vous pouvez aussi saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Voir aussi notre page nLPD.

9. Cookies et mesure d’audience

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (par ex. la session de connexion à l’espace client).

Pour savoir combien de personnes visitent orbisia.ch, quelles pages et depuis quelle ville, nous comptons les pages vues sans cookie et sans outil tiers. Votre adresse IP sert seulement, au moment de la visite et sur nos serveurs en Suisse, à estimer la ville et à reconnaître une même visite dans la journée ; elle n’est jamais enregistrée, et la clé qui sert à cette reconnaissance est effacée chaque jour. Ces statistiques sont anonymes et effacées après 13 mois. Si votre navigateur envoie le signal « Ne pas suivre » (Do Not Track ou Global Privacy Control), aucune visite n’est comptée. Si vous êtes connecté à votre espace client, la visite est rattachée à votre compte client.

Vous pouvez refuser cette mesure, ou revenir sur votre choix à tout moment, avec le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page. Votre choix est gardé dans votre navigateur pendant 12 mois.

10. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important, nous vous en informerons.

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique : support@orbisia.ch.