Wie erstellt man eine QR-Rechnung in der Schweiz?
Die QR-Rechnung ist seit 2022 der Schweizer Standard für Rechnungen. Hier erfahren Sie, was sie enthält, was Sie benötigen und auf welche Arten Sie eine erstellen können.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist eine Schweizer Rechnung mit einem Zahlteil mit Swiss QR Code (erkennbar am Schweizerkreuz in der Mitte). Dieser Code enthält alle für die Zahlung nötigen Informationen: den Betrag, die Währung (CHF), das Konto des Zahlungsempfängers (IBAN oder QR-IBAN), die Referenz und die Adressangaben. Sie hat die früheren roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzt, die seit dem 1. Oktober 2022 nicht mehr angenommen werden.
Was brauchen Sie?
- Eine Schweizer IBAN oder QR-IBAN (die QR-IBAN erhalten Sie kostenlos bei Ihrer Bank).
- Den Betrag in CHF (oder eine Rechnung «zum Ausfüllen» ohne Betrag).
- Eine Referenz: strukturiert (QRR) mit einer QR-IBAN, oder frei/keine mit einer klassischen IBAN.
- Die Adressangaben des Zahlungsempfängers (Sie) und idealerweise des Zahlungspflichtigen (Ihr Kunde).
Drei Wege zum Erstellen einer QR-Rechnung
1. Über Ihr E-Banking
Die meisten Schweizer Banken bieten an, eine QR-Rechnung über ihr Portal zu erstellen. Praktisch für den gelegentlichen Gebrauch, aber zeitraubend, wenn Sie regelmässig Rechnungen stellen.
2. Mit einem kostenlosen Online-Generator
Mit kostenlosen Tools lassen sich einzelne QR-Rechnungen erstellen. Achten Sie auf die Konformität (Norm ISO 20022) und darauf, dass nichts gespeichert wird: weder Nachverfolgung noch Mahnungen noch Buchhaltung.
3. Mit einer Rechnungssoftware
Das ist die zuverlässigste Lösung, wenn Sie regelmässig Rechnungen stellen: Die QR-Rechnung wird automatisch im richtigen Format erstellt, mit MWST, Zahlungsüberwachung und Mahnungen. Ihre Daten bleiben an einem Ort zentralisiert.
Konkrete Schritte
- Erfassen Sie Ihre Adressangaben und Ihre IBAN / QR-IBAN ein einziges Mal.
- Fügen Sie den Kunden, die Leistungspositionen und den MWST-Satz hinzu.
- Erstellen Sie das PDF: Der QR-Zahlteil wird automatisch eingefügt.
- Senden Sie die Rechnung per E-Mail; der Kunde scannt den QR-Code, um zu bezahlen.
- Verfolgen Sie den Zahlungseingang und mahnen Sie bei Bedarf.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Eine strukturierte Referenz (QRR) ohne QR-IBAN verwenden — beide gehören zusammen.
- Den richtigen MWST-Satz vergessen (oder den Vermerk «nicht MWST-pflichtig», wenn Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind).
- Einen QR-Code von Hand ändern: Der kleinste Fehler macht ihn für die Bank unlesbar.
Häufige Fragen
Ist die QR-Rechnung in der Schweiz obligatorisch?
Seit dem 1. Oktober 2022 werden die roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine nicht mehr angenommen. Die QR-Rechnung (oder die eBill) ist damit zum Standard geworden, um in der Schweiz per Überweisung bezahlt zu werden.
Braucht es eine QR-IBAN oder eine klassische IBAN?
Beides funktioniert. Die QR-IBAN (von Ihrer Bank bereitgestellt) gehört zu einer strukturierten Referenz (QRR), die den automatischen Abgleich erleichtert. Mit einer klassischen IBAN verwenden Sie eine freie oder gar keine Referenz.
Muss der Kunde eine spezielle App installieren?
Nein. Der QR-Code wird mit der gewohnten E-Banking-App des Kunden gescannt, oder das PDF wird ausgedruckt und am Schalter bezahlt. Auf Kundenseite ist keine Installation nötig.
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